Investeren op vier fronten

De productiefactor informatie dient met zorg te worden ingevuld. Immers hoe beter de informatievoorziening is ingevuld in uw organisatie des te efficiënter kunnen informatiewerkers hun werk doen. En dus profiteren uw klanten hiervan.

Square DMS levert haar ECM-oplossing met als doel de productiefactor informatie optimaal in te vullen. Om onze missie ‘we helpen organisaties informatie toegankelijk maken’ tastbaar te maken, investeert Square DMS op vier fronten.

Investeren op vier fronten

Kenniswerkers moeten op het juiste moment de juiste informatie tot hun beschikking hebben: snel en gemakkelijk.

Intuïtieve toegang en ontsluiting
Intuïtief betekent ‘zonder nadenken’: gevoelsmatig en logisch informatie kunnen vinden. Ook als gebruikers zo nu en dan informatie nodig hebben, moet het systeem gebruikers hierin helpen.

ShareWorX biedt verschillende mogelijkheden om informatie zodanig beschikbaar te stellen, dat zoeken een uitzondering wordt. Het feit dat actuele informatie het meest geraadpleegd wordt, komt in ShareWorX tot uiting in de ‘Mijn’-functies: ‘Mijn open zaken’, ‘Mijn open projecten’, ‘Mijn
status’, ‘Mijn afdeling status’, ‘Mijn open zaakprocessen’, enzovoorts. Als deze functies ook nog eens gecombineerd worden met de mogelijkheid om veel geraadpleegde informatie te vertalen naar ‘favoriete zoekopdrachten’, wordt zoeken daadwerkelijk een uitzondering.

Een functie die wellicht nog wel het beste aansluit bij het feit dat actuele informatie het meest geraadpleegd wordt, is het vinden op basis van de ‘geschiedenis’. Deze functie toont per gebruiker alle recent geraadpleegde zaken, documenten, personen, projecten, complexen, VHE’s en taken. De trefkans wordt daarmee erg hoog! Mocht zoeken dan toch nog nodig zijn (bijvoorbeeld om informatie op te zoeken die jaren geleden gespeeld heeft), dan bieden functies als ‘snel zoeken’ (a la Google) en uitgebreid zoeken (zoeken op inhoud en kenmerken) de oplossing.

Laagdrempelig navigeren4Fronten-2

Op basis van uw ervaring weten wij welke informatie u nodig heeft. Deze informatie is altijd opgeslagen rondom objecten zoals huurder, pand, project, zaak en taak. Deze informatie kan snel worden gevonden door naar een van deze objecten te navigeren. Als bijvoorbeeld wordt genavigeerd naar een specifieke huurder, wordt ook alle overige informatie aangeboden die gerelateerd is aan deze specifieke huurder. Denk bijvoorbeeld aan zijn zaken, documenten en projecten. Navigeren is dus direct vinden.

Daarnaast worden ‘speciale knoppen’ in andere applicaties ingebouwd
(bijvoorbeeld ERP-applicaties) waarmee de gebruiker direct zaken, dossiers en documenten kan opvragen zonder het ERP-systeem te verlaten.

Square DMS investeert in Ontsluiting & toegankelijkheid door met name de grafische userinterface continue te verbeteren zodat gebruikers intuïtief functies kunnen gebruiken.

De digitale postkamer is opgezet om documenten op een geautomatiseerde manier te verwerken. De investeringen die op dit vlak worden gedaan, zorgen ervoor dat er minder handmatige handelingen nodig zijn om documenten te registreren.

Facturenverwerking
De volledig geautomatiseerde facturenverwerking is een voorbeeld van de digitale postkamer. ShareWorX herkent de binnenkomende factuur (hetzij in papiervorm hetzij digitaal) en plaatst deze factuur in de juiste zaak. De factuurgegevens worden doorgegeven aan de financiële applicatie waar de factuur automatisch geboekt wordt en de verdere verwerking plaatsvindt. Een ‘facturen-hotkey’ in de financiële applicatie toont met een druk op de knop de digitale factuur op het scherm.

E-mail integratie
De ShareWorX-integratie in MS Outlook ondersteunt het ‘slepen’(drag & drop) van e-mails naar de juiste zaak in ShareWorX. ShareWorX identificeert daarbij automatisch de afzender op basis van het e-mailadres (mits bekend uiteraard). Ook lokale bestanden (bijvoorbeeld meerdere foto’s op een SD-card) kunnen via deze functie met één handeling rechtstreeks naar de juiste zaak gesleept worden.

4Fronten-3Informatie die reeds voorhanden is in het ERP-systeem wordt op gezette tijden automatisch gesynchroniseerd met ShareWorX. Denk hierbij aan kerngegevens van huurders en andere relaties of aan vastgoedinformatie (complexen en VHE’s). Voor complexen, VHE’s, huurcontracten en projecten worden middels de synchronisatie automatisch dossiers gecreëerd. Documenten die door middel van de ERP-applicatie worden vervaardigd, kunnen automatisch in ShareWorX worden geregistreerd. Webservices en andere technieken ondersteunen het uitwisselen van informatie met een KCC-applicatie of met een portal.

Square DMS investeert in de Digitale Postkamer door koppelingen uit te voeren op basis van Webservices en de richtlijnen van VERA hierin te volgen. 

De kracht van ShareWorX is gelegen in de ondersteuning van het Zaakgericht werken. Informatie bij elkaar zetten die een logische samenhang kent (bijvoorbeeld de oplossing van een overlastmelding, de begroting voor het komende jaar of de strategische visie voor de komende 5 jaar).

4Fronten-4Door deze logische bundeling kan de voortgang gemonitord worden en kan alle informatie over dat specifieke onderwerp snel ontsloten worden. Het presenteren van die informatie in zijn ‘context’ (actie en reactie), levert vaak weer additionele informatie op! De Outlook-integratie maakt het mogelijk dat geen enkele e-mail hoeft te ‘ontsnappen’ aan de zaak…. Als de zaak is afgrond, sluiten we de zaak en gaat de bewaartermijn lopen…

 

De voordelen van ‘Zaakgericht werken’ zijn:

  • Eenduidige informatie in een logisch verband
  • Minder meervoudige opslag
  • Uniformiteit en Efficiëncy
  • Betere service naar klanten
  • Betere stuurinformatie

Square DMS investeert in Zaakgericht werken door feedback van gebruikers om te zetten in nieuwe verbeteringen. Ook de richtlijnen van CORA worden gebruikt om Zaakgericht werken herkenbaar in te richten.

Uw ECM-applicatie maakt deel uit van uw applicatielandschap. Het applicatielandschap moet ervoor zorgen dat u de informatiebehoefte van uw organisatie kunt invullen. De ervaring leert dat het gemiddelde applicatielandschap van een woningcorporatie veel applicaties telt waarvan sommige gekoppeld zijn. De logica daarvan is voor een eindgebruiker soms lastig te doorgronden. Het beheer ervan is ronduit complex. Daarom vergt beheer specialisten. Medewerkers die met een helikopterview het applicatielandschap laten bloeien (renderen). Dat is geen sinecure. Dat is de reden waarom sommige organisaties investeren in een DIV-specialist (Documentaire Informatie Voorziening). Zij merken dagelijks de voordelen daarvan.

4Fronten-5Meer regisseren en minder registreren
In veel gevallen is de DIV-er (mewde)verantoordelijk voor de registratie van de documentaire neerslag van de processen. De verwerking van de inkomende documentaire informatie was daarin traditioneel een ‘tijdvreter’. Door de toenemende automatiseringsmogelijkheden hoeft de DIV-er steeds minder van zijn of haar tijd te besteden aan de registratieve taken. Het ‘regisseren’ van de informatiefuncties neemt daarentegen een steeds belangrijkere plaats in. Denk aan de volgende onderwerpen: wat registreren we, wie registreert, hoe stellen we het beschikbaar, wie beheert, wat zijn ontwikkelingen?

Gesprekspartner voor uw organisatie
De moderne DIV-er is gesprekspartner voor de afdelingen. De DIV-er luistert naar zijn collega’s en vertaalt hun wensen in de inrichting en toepassing van het applicatielandschap. Uiteraard ook in overleg met ICT. We spreken dan over de driehoek: Organisatie – DIV – ICT. Samen zorg dragen voor een optimale invulling van de informatiebehoefte van de organisatie.

Square DMS investeert in speciale workshops en persoonlijke begeleiding voor DIV-ers die gesprekspartner willen worden voor hun organisatie. Met de focus op de praktische toepasbaarheid.

Als uw organisatie voornemens is om:

  • De productiefactor informatie op een hoger plan te zetten
  • ‘Het nieuwe werken’ te introduceren
  • Met minder mensen hetzelfde werk te moeten verrichten
  • Het rendement uit uw ECM-investering te verhogen
  • Effectiever en efficiënter te willen werken door zaakgericht werken te omarmen

maak dan kennis met Square DMS en vraag om een vrijblijvend gesprek.
We geven dan graag een toelichting op de manier waarop onze investeringen een bijdrage kunnen leveren aan het rendement van uw investeringen.

Wilt u meer informatie over onze investeringen?