Enterprise Content Management Systeem

ECM Systeem

Informatie levenscyclus
Het informatie-object zoals o.a. een document legt een gestructureerde weg af binnen de organisatie waarbij indexeren, registreren, bewerken, bewaren en vernietigen onderdelen zijn.

Samenwerking
Het ShareWorX – platform is bij uitstek geschikt om samen te werken. De zaak verzamelt alle relevante informatie die toegankelijk is voor leden die hiertoe zijn geautoriseerd.

Presentatie
Informatie moet worden gedeeld. Door informatie toegankelijk te maken op meerdere plaatsen van het informatieplatform kan dit worden bereikt. Informatie uit ShareWorX kan worden opgevraagd via Portalen, Klant Contact Center, App’s maar ook via de menu’s van het ERP-systeem.

ShareWorX ECM is ontwikkeld met als doel document intensieve processen geautomatiseerd uit te voeren. Denk hierbij aan de verwerking van dagelijkse inkoopfacturen, klantenpost, projectdocumenten, e-mails, personeelspost, etc.

Onderdelen hiervan zijn o.a.:

  • Image Management (scanning & datacapture)
  • Document Management
  • Content Management
  • Workflow Management
  • Case Management
  • Record Management
  • Integratie

Documenthandelingen kunnen binnen eenzelfde omgeving digitaal worden uitgevoerd. Het uitgangspunt dat Square DMS hanteert is een geïntegreerd informatiesysteem.

Alle digitale handelingen moeten erop gericht zijn de informatiemedewerker in zijn of haar werk te ondersteunen. Concreet betekent dit dat de gebruiker in zijn of dagelijkse werkproces informatie kan opvragen en bewerken daar waar hij of zij bezig is binnen de primaire applicatie.

In de praktijk wordt ShareWorX met name ingezet als “Zaakgericht Systeem” met als hoofddoel procesoptimalisatie en bevordering van de dienstverlening.

ShareWorX Woningcorporatie Model

Sinds 1998 levert Square DMS haar ECM-oplossing aan de woningcorporatiemarkt.

De dagelijkse processen rondom digitale documentstromen en het gebruik van diverse communicatie-kanalen heeft Square DMS vertaald naar een ECM-oplossing specifiek voor woningcorporaties.

Dit komt tot uitdrukking in onze applicatie die we hebben geconfigureerd en – ingericht zodat een woningcorporatie zich hierin volledig herkend. De Zaakgerichte werkwijze (case management) zorgt dat informatie in de context bij elkaar staat en dat steeds de status van de zaak beschikbaar is.

Samen met woningcorporaties hebben we verder het zogenaamde WoCo-model ontwikkeld.

Dit model is tot stand gekomen doordat we de toegepaste CORA-standaard (Corporatie Referentie Architectuur) als leidraad voor onze inrichting van ShareWorX hebben gebruikt.
Hierdoor kunnen documenten snel worden toegewezen aan de juiste dagelijkse werkprocessen. Met de juiste autorisatie en met de juiste kenmerken. Toegewezen aan de juiste afdeling of functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van het werkproces.


Onderstaand schema toont de opbouw van ShareWorX. We leunen op krachtige ‘motoren’ van Microsoft (SharePoint) en Software Innovation (Case mgt) aangevuld met onze ‘kennis van de markt’ in de vorm van het WoCo-model.

En omdat we staan voor een betrouwbare oplossing, horen hierbij standaarden zoals CORA, NEN 2082 maar ook het Goldpartnership met Microsoft.

Wilt u meer informatie over ShareWorX ECM?