Accolade digitaliseert om efficiënter en duurzamer te kunnen werken

Om efficiënter en duurzamer te kunnen werken, digitaliseert woningcorporatie Accolade uit Heerenveen haar bedrijfsprocessen. Wat zijn de grootste uitdagingen voor de Friese corporatie en wat zijn de belangrijkste ‘do’s en don’ts’? CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Yme Hiemstra: “Je moet vooraf goed nadenken over de structuur.”

Accolade heeft voor de lange termijn vier thema’s geformuleerd waarop het zich wil richten: betaalbaarheid, duurzaamheid, zeggenschap en verbinding. “De uitdagingen waarvoor wij in 2017 staan dragen bij aan deze thema’s,” begint Yme het gesprek. “Qua betaalbaarheid kun je denken aan het verbeteren van de bedrijfsvoering, waardoor uiteindelijk kosten kunnen worden bespaard. Of bij duurzaamheid betreft dit het realiseren van energieneutrale woningen. Persoonlijk vind ik het de grootste uitdaging om de aanzienlijke hoeveelheid veranderingen en projecten tijdig en kwalitatief op een goed niveau doorgevoerd te krijgen in de telkens meer LEAN-ingerichte corporatie.”

Bewust Werken

De corporatie hanteert hierbij het credo ‘Bewust Werken’. Een van de gevolgen van de nieuwe mentaliteit, is een nieuw hoofdkantoor in Heerenveen. Yme: “Bewust Werken komt daar bijvoorbeeld terug in het verminderen van het energieverbruik en verspilling, maar ook in het efficiënter omgaan met de beschikbare ruimte. Op deze manier willen wij onder andere onze bedrijfskosten verlagen. Daarnaast verkennen wij mogelijkheden die we in de toekomst wellicht bij onze huurwoningen kunnen toepassen. Zo heeft de aanpassing van ons pand betekenis voor onze huurders.”

Fysiek archief

Eén van de onderdelen die hierbij werd aangepakt, was het oude, papieren complexarchief van Accolade. “Deze werd nog regelmatig geraadpleegd. Bijvoorbeeld om te kijken hoe de riolering in een woning loopt, of hoe de balkons zijn geconstrueerd in een complex. Het besluit om dit archief te digitaliseren was aan de ene kant een bevestiging dat het voor ons van waarde is. Aan de andere kant past de fysieke, papieren vorm niet bij onze wens om bewust te werken. Het oude archief nam meer dan honderd vierkante meter in beslag, en in ons nieuwe kantoorpand zijn aanzienlijk minder vierkante meters beschikbaar. Er was simpelweg geen ruimte meer voor fysieke archieven.”

20.000 tekeningen

Voor het digitaliseren van het complexarchief heeft Accolade gebruik gemaakt van zowel leverancier Dataspace als Square DMS. De meer dan 300.000 fysieke documenten zijn gedigitaliseerd door Dataspace en overgedragen aan Square DMS. Die heeft er voor gezorgd dat de gedigitaliseerde documenten inclusief metadata opgenomen werden in ShareWorX. Yme: “Een digitaal archief betekent dat documenten altijd voor alle collega’s toegankelijk zijn, onafhankelijk van locatie. Ook is het risico op informatieverlies fors ingeperkt.”

De corporatie maakte voorheen onder andere veel gebruik van papieren tekeningen op A0-formaat, in totaal zo’n 20.000 stuks. De opbouw van het archief kent nu een duidelijke structuur, beaamt Yme. “In ShareWorX zijn zaaktitels aangemaakt waardoor de gegevens zoals garanties, onderhoudshistorie, installatie- en constructietekeningen eenvoudig zijn te benaderen. Deze specifieke complexgegevens wisselen we nu digitaal uit met onze ketenpartners.”

Structuur

“Als tip zou ik andere corporaties willen meegeven dat je vooraf goed moet nadenken over de structuur van je digitale archief,” vertelt Yme op de vraag wat hij heeft geleerd van de digitalisering. “Ga na welke indeling je documenten het makkelijkst laat terugvinden. Daar heb je later het meeste profijt van.”

Woningbezit in 3D

Hoewel het project ‘Bewust Werken’ is afgerond, blijft de corporatie doorgaan met het verder digitaliseren van haar processen. “Wij willen onze huurders bijvoorbeeld helpen door het bieden van meer zelfservice scenario’s,” legt Yme de plannen uit. “Daarnaast wordt ons woningbezit nu in 3D uitgetekend, inclusief data. Daarmee hopen wij onder andere onze datakwaliteit verder te verbeteren.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 4 mei 2017

Zie ook CorporatieGids.nl